Unterlagen und Belege: Was muss man aufheben, was kann man wegwerfen?

Spätestens, wenn sich die Jahresrechnungen der Versicherungen, Bescheinigungen und weitere Unterlagen als Stapel auf dem Schreibtisch angesammelt haben, wird's Zeit für die Ablage. Ein guter Moment, auch in den bestehenden Ordnern ein wenig mehr Ordnung zu schaffen.

Denn von vielen Dokumenten können Sie sich getrost befreien, andere wiederum sollten Sie unbedingt aufheben, teils reichen digitale Kopien. Darauf weist das Magazin "Finanztest" hin, das weit verbreitete Dokumente nach dem Ampelsystem bewertet hat.

Zur Erklärung, steht die Ampel auf Rot, bedeutet das: Unbedingt aufheben. Gelbes Licht heißt: Kann nach gewisser Zeit weg. Und grünes Licht: Kann weg.

Die wichtigsten Punkte für mehr Ordnung 

Belege für die Steuererklärung (gelbe Ampel): Abzüge in der Steuererklärung müssen dem Finanzamt auf Nachfrage per Rechnung oder Beleg nachgewiesen werden. Wie lange aufheben? Für Privatleute gilt: mindestens bis zum Ablauf eines Jahres nach Erhalt des Steuerbescheides. Bei Belegen über eine Vermietung gilt eine Frist von zehn Jahren. Wer mehr als 500 000 Euro im Jahr einnimmt, hat eine Frist von sechs Jahren. Bei Handwerkerrechnungen gibt es Sonderregelungen (siehe rechts). Original oder Digital? Die Belege können auch elektronisch übermittelt werden. Was tun bei Verlust? Dann sieht’s schlecht aus. Manche Belege, etwa von Versicherern oder Handwerkern, können noch mal angefordert werden.

Betriebliche Altersvorsorge (rote Ampel): Für den Antrag auf Betriebsrente braucht man Nachweise (wie die Betriebsvereinbarung oder ein Vertrag mit externen Versorgungsträgern). Wie lange aufheben? Dauerhaft. Sogar über den Tod hinaus, wenn Betriebsrenten auch Regelungen für Hinterbliebene beinhalten. Original oder Digital? In der Regel reicht eine (digital gespeicherte) Kopie aus. Was tun bei Verlust? Ersatzdokumente stellt der Arbeitgeber bereit, sofern es ihn noch gibt.

Wertpapiere in Papierform (rote Ampel): Sie sind nötig, um die Ansprüche geltend zu machen. Wie lange aufheben? Solange Ansprüche bestehen. Original oder Digital? Im Original! Was tun bei Verlust? Nur, wer die Inhaber-Papiere hat, kann seine Rechte daraus auch geltend machen.

Erbschein (rote Ampel): Den Erbschein, eine öffentliche Urkunde vom Nachlassgericht, brauchen Erben, um beispielsweise Bankkonten oder eine Immobilie im Grundbuch umschreiben zu lassen, um Geld aus einer Lebensversicherung zu erhalten oder um Rechtsgeschäfte abwickeln zu  können – beispielsweise die Kündigung des Mietvertrags eines Verstorbenen. Wie lange aufheben? Unbegrenzt, da nach Abwicklung des Erbes noch Ansprüche weiterer Erben kommen könnten. Original oder Digital? Im Original. Man kann sich auch gleich mehrere Ausfertigungen erteilen zu lassen, da der Erbschein meist im Original vorgelegt werden muss. Was tun bei Verlust? Ein Erbschein kann beim Nachlassgericht neu beantragt werden.

Geburtsurkunde (rote Ampel): Sie ist eines der wichtigsten Dokumente und wird beispielsweise zum Heiraten oder für den Rentenantrag benötigt. Wie lange aufheben? Unbegrenzt. Original oder Digital? Für alle behördlichen Vorgänge muss es das Original sein. Es kann sich lohnen, sich einige beglaubigte Kopien der Geburtsurkunde ausfertigen zu lassen. Was tun bei Verlust? Man kann sich die Urkunde im Standesamt in seinem Geburtsort noch mal ausstellen lassen. Teils ist dies auch in anderen Standesämtern schon möglich – seit 2009 gibt es ein elektronisches Register, auf das alle Standesämter zugreifen können. Meist aber nur innerhalb eines Bundeslandes.

Heiratsurkunde (rote Ampel): Sie ist für Verheiratete eines der wichtigsten Dokumente im Leben. Die Urkunde wird nicht nur für neue Ausweispapiere, die Umschreibung eines Bankkontos oder fürs Finanzamt beim Wechsel der Steuerklasse gebraucht – sie wird auch benötigt, damit nach dem Tod die Sterbeurkunde ausgestellt werden kann. Hinterbliebene sollten die Heiratsurkunde also schnell finden können. Wie lange aufheben? Unbegrenzt, am besten im Familienstammbuch. (Das gilt auch für einen Scheidungsbeschluss, für den auch eine beglaubigte Kopie reicht – er ist nötig, um später den Ex-Partner als Erben ausschließen zu können.) Original oder Digital? Unbedingt im Original. Was tun bei Verlust? Ersatz gibt’s beim Standesamt, auf dem geheiratet wurde. (Einen Ersatz-Scheidungsbeschluss stellt das Gericht, das die Scheidung ausgesprochen hat, aus.)

Gehaltsabrechnungen (gelbe Ampel): Mit ihnen lassen sich Arbeitsverhältnisse und Betriebsrentenzahlungen nachweisen. Sie sollten immer auf ihre Richtigkeit kontrolliert werden. Wie lange aufheben? Mindestens für das laufende Jahr. Wenn die elektronische Lohnsteuerbescheinigung am Jahresende korrekt ist, können die monatlichen Abrechnungen in den Schredder. Original oder Digital? Kopien reichen aus. Was tun bei Verlust? Den Arbeitgeber um eine Zweitausfertigung bitten.

Rechnungen von Handwerkern (gelbe Ampel): Diese muss man aufheben für die Steuererklärung, bei Vermietung und um Ansprüche bei etwaigen Mängeln geltend machen zu können. Wie lange aufheben? Es gelten unterschiedliche gesetzliche Fristen: Private Handwerkerrechnungen müssen zwei Jahre aufgehoben werden als Nachweis, dass nicht „schwarz“ gearbeitet wurde (Geldbuße bei Verstoß: bis zu 500 Euro). Für Mängelansprüche sollten Rechnungen aber besser fünf Jahre aufgehoben werden. Bei Handwerkerarbeiten im Zusammenhang mit einer Wohnungsvermietung müssen Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden. Wichtig: Die gesetzlichen Fristen beginnen zum Ende des Jahres, in dem die Rechnung gestellt wurde. Original oder Digital? Kopien reichen. Was tun bei Verlust? Handwerksbetriebe müssen Rechnungen zehn Jahre lang aufheben und können daher eine Zweitausfertigung erstellen.

Kontoauszüge (grüne Ampel): Sie dienen als Nachweis aller Zahlungen und Eingänge auf dem Girokonto. Wie lange aufheben? Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Privatleute gibt es nicht. Experten empfehlen drei Jahre, das ist die Verjährungsfrist für die meisten Alltagsgeschäfte. Original oder Digital? Wer Online-Banking nutzt, hat die Kontoauszüge ohnehin digital als pdf. Sie sollten regelmäßig heruntergeladen werden, weil manche Banken die Dokumente nach einem Jahr löschen. Was tun bei Verlust? Ältere Auszüge können gegen Gebühr bis zu zehn Jahre lang bei den Banken angefordert werden.

Lohnsteuerbescheinigung (gelbe Ampel): Gibt’s für Arbeitnehmer jährlich zum Jahresende und sollte auf ihre Korrektheit hin überprüft werden. Wie lange aufheben? Bis ein Jahr nach Erhalt des Steuerbescheids, dann ist dieser bestandskräftig. Original oder Digital? Kopie reicht. Was tun bei Verlust? Arbeitgeber um ein zweites Exemplar bitten.

Meldung zur Sozialversicherung (rote Ampel): Die Bescheinigungen sind nötig für die Berechnung der gesetzlichen Rente. Wie lange aufheben? Zwar übermittelt der Arbeitgeber das Dokument automatisch an die Rentenversicherung. Besser ist es aber, es zugleich selbst aufzubewahren. Original oder Digital? Im Original. Im Streitfall ist der Einzelne nachweispflichtig. (Übrigens: Auch der Sozialversicherungsausweis muss im Original aufbewahrt werden.) Was tun bei Verlust? Zweitschriften bekommt man beim Arbeitgeber – solange es ihn gibt.

Steuerbescheide (gelbe Ampel):Sie dienen als Nachweis über Steuerzahlungen und Einkommen, beispielsweise für die Berechnung von Kitagebühren, Unterhaltsansprüche, Kredit- und Bafög-Anträge oder bei Scheidungen. Wie lange aufheben? Elf Jahre, wegen der zehnjährigen Frist bei Steuerhinterziehung. Original oder Digital? Kopie reicht aus. Was tun bei Verlust? Finanzämter speichern Steuererklärungen mindestens zehn Jahre und können Kopien ausstellen. Versicherungs- policen Meist reichen Kunden- oder Vertragsnummer, um Leistungen zu beantragen oder Schäden zu melden. Manchmal wird aber auch der Versicherungsschein verlangt. Wie lange aufheben? Bis zum Ende der allgemeinen Verjährungsfrist – also drei Jahre nach dem Vertragsende. Original oder Digital? Im Original oder als Ersatzpapier. Was tun bei Verlust? Ersatz gibt’s beim Versicherer.

Allgemeine Rechnungen (grüne Ampel): Rechnungen, beispielsweise von Elektrogeräten oder Kleidung, müssen nicht zwingend aufgehoben werden. Vor allem bei teuren Stücken macht es aber Sinn – oder wenn etwas gebraucht weiterverkauft werden soll. Wie lange aufheben? Mindestens solange, wie eine Gewährleistungspflicht des Händlers besteht. Und bei hochwertigen Waren am besten dauerhaft: Denn falls ein Teil durch Feuer oder Sachbeschädigung kaputt geht, sollte für einen etwaigen Schadensersatz der Wert nachgewiesen werden können. Original oder digital? Meist reicht eine Kopie. Was tun bei Verlust? Auf Kulanz hoffen – falls die verlorene Rechnung benötigt wird.

Agentur für Arbeit (gelbe Ampel): Wer Leistungen von der Agentur für Arbeit und vom Jobcenter erhalten hat, muss die Belege, dass er diese zu Recht bekommen hat, aufbewahren. Wie lange aufheben? Mindestens zehn Jahre, so lange können Leistungen zurückgefordert werden. Original oder digital? Am besten im Original. Was tun bei Verlust? Dann sieht’s im Fall von Nachforderungen eher schlecht aus.

Unterlagen von Verstorbenen (gelbe Ampel): Auch Unterlagen wie Steuer- und Rentenbescheide beispielsweise der verstorbenen Eltern müssen aufbewahrt werden. Wie lange aufheben? Bis alle Angelegenheiten rund um Erbe und Steuer abgeschlossen sind. Original oder digital? Im Original. Was tun bei Verlust? Die meisten Dokumente können bei Behörden wiederbeschafft werden – es ist allerdings mit großem Aufwand verbunden.

Tipps zur Ablage und um Platzsparen

Während manche Leute chronologisch aufgehäufte Stapel bevorzugen, halten es andere mit der Ordnung ganz genau.

Was aber jeder haben sollte – auch, um im Krankheits- oder Todesfall Außenstehenden einen schnellen Überblick zu ermöglichen – ist eine schnell auffindbare Dokumentenmappe. In die gehören alle wichtigen Papiere wie Geburts- und Heiratsurkunde sowie Dokumente wie Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung. Auch Versicherungspolicen und Fahrzeugbriefe und Zeugnisse sind darin gut aufgehoben.

Papiere, die nicht im Original aufbewahrt werden müssen, können gescannt und digital gespeichert werden. Das spart Platz und erleichtert – beschriftet mit dem richtigen Stichwort und dem Datum des Schreibens – eine mögliche Suche und später das Ausmisten. Übrigens: Es ist auch möglich, sich Dokumente faxen zu lassen und die Fritzbox so einzustellen, dass eingehende Faxe automatisch als pdf-Datei gespeichert und auf einem USB-Stick abgelegt werden. Generell sollte es immer Sicherungskopien geben, zum Beispiel auf einer externen Festplatte.

Wie man die Ablage sortiert, ist Geschmackssache: entweder objektbezogen (jeweils unterschiedliche Ordner für beispielsweise Steuerunterlagen, Versicherungsangelegenheiten, Berufliches, Rechnungen), nach Schlagwort (alphabetisch sortiert) oder nach Datum, also chronologisch geordnet.
Ordnung halten macht fast keine Arbeit, wenn etwa Behördenpost und Rechnungen die Woche über in einem Körbchen gesammelt und an einem bestimmten Wochentag erledigt und abgeheftet werden.

Wer’s eher chaotisch hält, sollte Papiere und Rechnungen zumindest nach Themen und Jahren sortiert in Kartons, Schubladen oder Tüten sammeln. Das erleichtert eine etwaige Suche immens.

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