So entdecken Sie Fehler in der Betriebskostenabrechnung

München - Deutschlands Vermieter sitzen jedes Jahr im Herbst am Schreibtisch und machen die Nebenkostenabrechnung fertig. Mal bekommt der Vermieter eine Nachzahlung, mal der Mieter ein Guthaben ausbezahlt – je nachdem, ob die von ihm geleistete Vorauszahlung die Kosten deckt oder nicht.

Was der Vermieter abrechnen kann, ist zum einen rechtlich geregelt. „Maßgeblich ist die Betriebskostenverordnung, kurz BetrKV“, sagt Inka-Marie Storm vom Verband Haus & Grund Deutschland. Zum anderen müssen Eigentümer beachten, was sie im Mietvertrag vereinbart haben.

Denn nur die dort genannten Posten dürfen sie am Ende umlegen. „Wenn nichts vereinbart ist, dann wird auch nichts abgerechnet“, erklärt Storm die Spielregeln. In den Paragrafen 2 bis 16 der BetrKV steht, welche Nebenkosten der Vermieter in seiner Nebenkostenabrechnung berücksichtigen kann. Aufgelistet sind unter anderem Heizkosten, Gebühren für Wasser, Abwasser und Müll, Gartenarbeiten, Haus- und Straßenreinigung, zum Haus gehörende Versicherungen sowie die Grundsteuer.

Posten, die nicht genannt sind, rund um Haus oder Wohnung aber anfallen, fallen unter Paragraf 17 „sonstige Kosten“. Dazu kann auch die Wartung von Alarmanlagen, Aufzügen oder Rauchmeldern gehören. Kosten für einen Hausmeister sind ebenfalls umlegbar, solange es um klassische Aufgaben geht – also gärtnern, putzen, Winterdienst. Kümmert sich der Hausmeister auch um Reparaturen, wird die Ausgabe dafür herausgerechnet.

Der Mieter hat das Recht, Kopien der Rechnungen zu erhalten

Die Betriebskostenarten werden – je nach dem im Mietvertrag festgelegten Umlageschlüssel – nach Kopf oder Wohnfläche auf die Mietparteien verteilt. Beispiel: Kostet der Hausmeister 1000 Euro im Jahr, entfällt auf den Mieter einer Vier-Zimmer-Wohnung meistens ein höherer Kostenanteil als auf den Nachbarn im Ein-Zimmer-Appartement, weil dessen Fläche kleiner ist. Wasser und Heizung werden nach Verbrauch des einzelnen Mieters abgerechnet. Eine Excel-Datei hilft, den Überblick zu behalten. Darin stehen die einzelnen Betriebskostenarten, der Gesamtbetrag für das abzurechnende Jahr und für das ganze Haus. Der Betrag wird nach Betriebskostenart aufgeschlüsselt.

Dann werden entsprechend dem Umlageschlüssel die Kosten für die Gesamtfläche des Hauses durch die Fläche der Mieterwohnung geteilt. Die Einzelbeträge pro Wohnung werden addiert, die Summe von der Vorauszahlung des Mieters abgezogen. Unterm Strich ergeben sich dann Nachzahlung oder Guthaben.

Vermieter sollten alle Belege für die einzelnen Ausgaben sammeln. Nicht nur, weil es die Auflistung erleichtert, sondern auch, weil der Mieter das Recht hat, Rechnungen einzusehen und Kopien zu bekommen, wie DMB-Sprecher Ulrich Ropertz sagt. Seiner Erfahrung nach können Vermieter Diskussionen mit ihren Mietern vorbeugen, wenn sie in ihrer Abrechnung etwa Preissprünge erläutern: „Wenn von einem Jahr aufs andere das Hausmeistergeld um 40 Prozent steigt, ist das ohne Erklärung erstmal unplausibel.“

Grundsätzlich dürfen nur die Kosten in die Betriebskostenabrechnung eingestellt werden, die auch den fraglichen Abrechnungszeitraum betreffen. Alte Rechnungen dürfen nicht in die Abrechnung „hineingeschummelt“ werden.

Vermieter haben ein Jahr Zeit für die Abrechnung. Für die Abrechnung 2014 läuft die Frist demnach am 31. Dezember 2015 ab. Spätestens an dem Tag muss die Abrechnung dem Mieter zugegangen sein.

Wenn der Mieter das Papier zu spät bekommt, geht der Vermieter mit seiner Nachzahlungsforderung leer aus – seine Forderung ist dann verjährt. Ein Guthaben muss der Eigentümer dennoch auszahlen.

Häufige Fehler in der Betriebskostenabrechnung: Verwaltungsausgaben bis Schneeschaufel

Die meisten Nebenkostenabrechnungen enden mit Nachzahlungen. „Eine kritische Prüfung ist daher durchaus angebracht“, rät der Rechtsanwalt Thomas Weiand, Vorsitzender des Mietervereins Augsburg. Er nennt die häufigsten Fehler bei den Abrechnungen:

? Verwaltungs- und Reparaturkosten: Sie sind keine Betriebskosten, der Mieter muss sie also nicht zahlen.

? Wartungskosten: Diese Ausgaben etwa für einen Fahrstuhl oder eine Heizung sind zwar Betriebskosten, häufig verbergen sich unter dem Begriff aber auch Reparaturkosten, die der Mieter nicht zahlen muss. Das gilt insbesondere bei Vollwartungsverträgen, die die Durchführung von Reparaturen beinhalten.

? Hausmeister: Sie erledigen fast immer auch kleinere Reparaturen und übernehmen oft auch Verwaltungsaufgaben, wenn sie etwa die Hausordnung oder Handwerker überwachen sollen. Das sind aber keine Betriebskosten, so dass entsprechende Abzüge gemacht werden können.

? Versicherungen: Soweit sie gebäudebezogen sind, wie etwa Gebäude- und Haftpflichtversicherungen, sind sie Betriebskosten. Kosten für eine private Haftpflichtversicherung des Vermieters oder für den Verwaltungsbeirat fallen aber nicht darunter. Auch eine Rechtsschutz-, Hausrat- oder Mietverlustversicherung des Vermieters muss der Mieter nicht zahlen.

? Ungezieferkosten: Eine Beseitigung eines Wespennestes und einmalig anfallende Kosten sind keine Betriebskosten. Ebenso wenig umlegbar sind Kosten einer Rohrverstopfung, wenn man den Verursacher nicht ausfindig gemacht hat.

? Anschaffungskosten: Werden Gerätschaften wie Rasenmäher, Schneeschaufeln oder Müllbehälter gekauft, sind das keine Betriebskosten.